披露宴にペーパーアイテムを持ち込むならプランナーと打ち合わせを

披露宴にペーパーアイテムを持ち込むならプランナーと打ち合わせを

結婚披露宴にペーパーアイテムを持ち込む際には、事前にウェディングプランナーの方と相談しなければならないことがたくさんあります。このコラムでは、事前にウェディングプランナーの方と打ち合わせるべきポイントのうち代表的なものをご紹介します。

まずはペーパーアイテムの持ち込み可否の確認

披露宴にペーパーアイテムを持ち込むにあたって、最初に確認すべきポイントはペーパーアイテムの持ち込み可否についてです。

こではペーパーアイテムに限った話ではありませんが、新郎新婦が持ち込みを希望するものを持ち込むことができるのか、できる場合は持ち込み料金が発生するのか。このポイントは最初にウェディングプランナーと打ち合わせるようにしてください。

ペーパーアイテムを持ち込む理由を共有しよう

ペーパーアイテムを持ち込む場合、「なぜペーパーアイテムを持ち込むのか」という目的をウェディングプランナーの方と共有することをおすすめします。その目的を共有することで、目的を達成するためのより良い方法をウェディングプランナーの方から提案していただけるかもしれないからです。

結婚式のプロとして多くの新郎新婦やゲストの方々をおもてなししてきたウェディングプランナーは、最高のおもてなしを提供するための様々な引出しを持っているものです。大切なゲストの方々をお迎えする結婚式のコンセプトや目的を共有し、ウェディングプランナーと協力して最高の結婚式をつくりあげていってください。

サービスを統括する責任者への引継ぎが大事

披露宴当日に提供されるサービスは、すべて披露宴会場の会場責任者(キャプテンと呼ばれるポジションの方です)の責任下で行われます。しかし数十人、時には数百人単位のゲストがいらっしゃる披露宴の現場で、実際にゲストの方へのサービスを担当するのはキャプテンだけではありません。キャプテンをトップにした数十人のサービススタッフがチーム一丸でサービスを行います。

しかしこのサービスチーム、残念ながら全員が経験豊富なサービススタッフというわけではありません。結婚披露宴の場合、サービススタッフの半数~8割は学生アルバイトで構成されることになるでしょう。

これはブライダル業界の構造上仕方のないことですが、「披露宴当日にゲストを接客するのは、学生アルバイトである可能性が高い」ということは頭に入れておかねばなりません。新郎新婦が持ち込んだこだわりのアイテムについてゲストが式場スタッフに質問をしたとき、その質問を受けている式場スタッフは学生アルバイトなのです。

しかし、新郎新婦は披露宴の準備段階で当日接客をするサービススタッフと打ち合わせをすることができません。サービススタッフへの指示や連絡はすべて、プランナーから必要な情報を引き継いだキャプテンから伝えられることになります。

ところがキャプテンのもとに届けられる情報は、プランナーからのものだけではありません。料理人・司会者・美容師・カメラマン…披露宴の現場責任者であるキャプテンのもとには、披露宴に携わるあらゆるポジションの方から情報が届きます。それがキャプテンの采配で各サービススタッフに伝えられ、サービスチーム一丸となって披露宴を成功に導くのです。

何が言いたいのかというと、よほどしっかりプランナーに依頼をしない限り、ペーパーアイテムに関する情報は接客を担当するサービススタッフに共有されないということです。(料理や司会進行にゲストからの余興など、ペーパーアイテムより重要度の高い情報が多いため)

例えばShiori の席札のような特殊なペーパーアイテムを持ち込む場合、接客を担当するサービススタッフには「席札のQRコードを読み込むとお二人からのメッセージが表示されます。披露宴中に撮影された写真にメッセージをつけてお二人に送信することもできますし、お二人の馴れ初めについてのクイズ大会にも参加できます。ぜひお持ちのスマートフォンからQRコードにアクセスしてみてください!」といった案内をゲストのみなさまに伝えていただきたいところでしょう。

サービススタッフ一丸となってこうした案内をしてもらうためには、新郎新婦サイドからしっかりとプランナーに依頼をする必要があります。「こだわりのペーパーアイテムを持ち込むにあたって、接客を担当するサービススタッフ全員にこだわりポイントを共有してほしい。そしてサービススタッフから積極的にゲストのみなさまに案内してほしい」とはっきり依頼することが大切です。

せっかく準備したこだわりのアイテムを持ち込んでも、当日ゲストに一番近いところで接客を担当するサービススタッフと情報が共有できていなければ意味がありません。最高のおもてなしでゲストのみなさまをお迎えするためにも、プランナーの方にはしっかりとサービススタッフへの情報共有を依頼するようにしましょう。